документационное обеспечение процесса усыновления

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение процесса усыновления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

  1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
  2. организация работы с документами в учреждении;
  3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

  1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
    • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
    • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
    • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
  2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
    • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
    • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
    • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
    • Контроль за исполнением документов;
    • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
    • Обеспечение защиты информации.
  3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
    • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
    • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
    • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
    • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
    • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
    • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

  1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
  2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

  • организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства.

На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства.

Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами.

Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией.

Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

  1. Управление делами.
  2. Общий отдел.
  3. Канцелярия.
  4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

  1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
    • приемная;
    • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
    • секретариат коллегии;
    • протокольное бюро.
  2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
    • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
    • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
    • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
  3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
    • экспедицию;
    • бюро переписки;
    • бюро учета и регистрации документов;
    • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
  4. Отдел писем.
  5. Центральный архив.
  6. Инспекция.

Источник: http://bmanager.ru/articles/dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya.html

Документационное обеспечение управления | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Организация документационного обеспечения управления предприятия — гарантия стабильности его производственной, внутренней и внешней управленческой деятельности, залог стабильности его работы и высокой конкурентоспособности. В современных условиях эффективная система документационного обеспечения управления организации — это система электронного документооборота.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое документационное обеспечение управления организации;
  • каковы требования к документационному обеспечению управления;
  • какие факторы обуславливают нарушения в документационном обеспечении управления компании.

Документы разного содержания и назначения сопровождают производственную, финансовую и управленческую деятельность каждой компании. То, насколько эффективно функционирует система документационного обеспечения управления, определяет и успех деятельности компании по всем направлениям. В статье рассмотрены вопросы организации документационного обеспечения предприятия.

Документационное обеспечение управления организации

Ни одна компания и, тем более, организация, не может осуществлять ни внешнюю, ни внутреннюю деятельность без документов.

С их помощью оформляются взаимоотношения компании с работниками и деловыми партнерами, транслируются управленческие решения, осуществляется обратная связь, осуществляется сопровождение производственной и финансовой деятельности.

  Поэтому от того, как организовано документационное обеспечение управления предприятием, зависит скорость прохождения информационных потоков, своевременность получения и представления необходимых сведений, а, значит и своевременность принятия управленческих решений.

Документная грамотность управленческого персонала

Документационное обеспечение управления, или документооборот, является отдельным направлением деятельности предприятия, осуществляемым, как правило, специальным подразделением, контролирующим процессы документирования и организующим работу со всеми видами официальных документов, как поступающих извне, так и разрабатываемых внутри компании.

Документационное обеспечение управления организации предполагает систематизацию и строгое соблюдение установленного порядка и регламентов. Оно осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Важной составляющей делопроизводственной деятельности является установление единых правил работы с документами на каждом из уровней управления предприятия, организация документационного обеспечения управления в соответствии с конкретными производственными особенностями и потребностями компании.

Работа в этом направлении существенно облегчается за счет использования высокотехнологичных технических средств, специализированного программного обеспечения, прогрессивных технологий сбора, обработки и хранения информации.

Грамотно сформированная система документационного обеспечения управления организации позволит повысить эффективность управления, в том числе за счет стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также повысить ее конкурентоспособность за счет оптимизации информационных потоков.

Требования к документационному обеспечению управления

Поскольку почти все процессы, участвующие в документообороте поддаются систематизации и регламентации и почти все они могут быть алгоритминизированы, требования к документационному обеспечению управления, по сути, являются требованиями к системе электронного оборота, без которой уже немыслима деятельность современного предприятия.

Если говорить о функциональных возможностях такой системы, то к ним можно отнести: многопользовательский доступ с разделением по уровням, возможность архивации и организации хранения данных, работа с документопотоком и бизнес-логикой.

Немаловажно, чтобы эта система могла функционировать с использованием уже имеющихся в компании технических средств и сопровождающих ее работу программных продуктов, чтобы не пришлось закупать новую технику и программное обеспечение.

Работа с интернет-обращениями в организации

Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна соответствовать существующей формализованной организационно-штатной структуре предприятия, позволять создавать документы и сопровождать каждый из них, обеспечивать его упорядоченное сохранение, доступ в соответствии с уровнем пользователя, маршрутизацию входящей и исходящей документации, а также контроль своевременности исполнения.

Новые статьи

Важно, чтобы система документационного обеспечения управления позволяла не только проконтролировать исполнительскую дисциплину, но и однозначно идентифицировать документы с учетом всех вносимых в них изменений и дополнений. Она должна поддерживать полноценный поиск в соответствии с запросами пользователей, учитывающий морфологические особенности русского языка.

Нарушения в документационном обеспечении управления

Система документационного обеспечения управления организации позволяет решать три задачи:

  • разработка документов, их оформление, согласование, подписание и копирование;
  • организация документооборота, контроль движения и исполнения, хранения и использования документов;
  • создание систематизированного архива документов.

Если все эти задачи решаются, нарушения в документационном обеспечении управления будут незначительными, обусловленными человеческим фактором (ошибками операторов или исполнителей).

Но если рассматривать проблему глобально, основные нарушения в документационном обеспечении управления, как это показывает практика, связаны с:

  • несовершенством сформировавшихся систем управления документацией и информационными ресурсами, обусловленные неопределенностью организационно-правового статуса делопроизводственной функции и ее недооценкой;
  • несоответствие научно-методического обеспечения, базирующегося на разработках еще конца прошлого века, современным требованиям;
  • несоответствие существующих методик высоким темпам развития информационных технологий и технических средств, при отсутствии стандартов и требований к технической оснащенности;
  • несовершенство технологии процессов и процедур сбора, формирования, обработки и анализа информации, хранящейся в архивах, организации ее движения в горизонтальном и вертикальном направлениях;
  • недостаток квалифицированных кадрах, обеспечивающих управление документацией в организациях.

Печать на кадровых документах

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210592-qqq-16-m8-dokumentatsionnoe-obespechenie-upravleniya

Документационное обеспечение управления органов внутренних дел

Документационное обеспечение управления органов внутренних дел

УДК 651.4/.7

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

© Марина Юрьевна ТУЛУПОВА

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, студент специальности документоведения и документационного обеспечения управления, e-mail: [email protected] © Ольга Владимировна МЕДВЕДЕВА Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, доцент кафедры библиотековедения и документоведения,

e-mail: [email protected]

Характеризуется правовая и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления в органах внутренних дел, описывается структура службы делопроизводства, основные группы используемых документов. На примере одного из отделов ОВД даются количественные характеристики документооборота. Предлагаются меры совершенствования документационного обеспечения.

Ключевые слова: делопроизводство; документооборот; документационное обеспечение управления; органы внутренних дел.

Работа органов внутренних дел, как и любых других учреждений, помимо выполнения основных обязанностей включает в себя также грамотную организацию документационного обеспечения управления (ДОУ). В ОВД различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.

Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т. д.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т. е. его специальная деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-ро-

зыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность ОВД по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами относятся к специальным видам делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, — секретное делопроизводство.

Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел включает в себя помимо законодательных и нормативнометодических документов в сфере информации и документации также приказы Министерства внутренних дел РФ.

Сюда следует отнести, например, приказ Министерства здравоохранения РФ и Министерства внутренних дел РФ от 9 января 1998 г.

«Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия лечебно-профилактических учреждений и органов внутренних дел РФ при поступлении (обращении) в лечебно-профилактические учреждения граждан с телесными повреждениями насильственного характера».

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ОВД, регламентируются Инструкцией по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел (2006), Регламентом внутренней организации МВД России, статусными документами ЛОВД, положениями о структурных подразделениях ОВД и должностными инструкциями их сотрудников.

Инструкция о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества органами предварительного следствия, дознания и судами (18 октября 1989 г.) регулирует некоторые моменты деятельности органов милиции и устанавливает

порядок фиксации в специальной документации (протоколах) изъятых документов.

ДОУ в ОВД осуществляет группа делопроизводства и режима, которая является самостоятельным структурным подразделением.

Часть работы с документацией возлагается не на сотрудников группы делопроизводства, а непосредственно на сотрудников милиции.

К должностным лицам, не входящим в состав службы ДОУ ОВД, осуществляющим работу с документацией, относятся дознаватели, следователи и дежурный органа. В их полномочия входит работа по приему сообщений о преступлениях.

В деятельности ОВД образуются и используются следующие основные виды документов:

1) нормативные правовые акты Министерства внутренних дел России (федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, акты субъектов РФ, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения),

2) правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, указания, межведомственные соглашения, протоколы),

3) информационно-справочные документы (письма, акты, заключения, докладные и служебные записки, справки, телеграммы, факсограммы),

4) обращения граждан.

В информационном обеспечении ОВД центральное место занимают учеты, которые используются для регистрации первичной информации о преступлениях и лицах, их совершивших.

Почти вся документация по основной деятельности (раскрытие преступлений) в системе ОВД имеет унифицированную форму. Однако самостоятельно составляемые документы готовятся часто с нарушением требований действующего стандарта.

Основную массу документов в документообороте составляет исходящая документация. В Линейном ОВД (ЛОВД) на станции г. Тамбов, например, на ее долю приходит более 40 % ото всей массы документов.

За последние годы в ЛОВД значительно возрос объем документации в целом. Так, в 2008 г. объем входящих документов составил 36442, исходящих — 49284, внутренних -8251. А в 2010 г. объем входящей докумен-

тации возрос до 43023 документов за год, объем исходящей документации составил 74935 документов, а внутренней — 10330. Это обусловлено высокой копийностью документов, ростом числа обращений граждан. Кроме того, в течение последних лет значительно усложнилась процедура согласования документов, в связи с чем значительно возрос их тираж.

Причина этого в том, что многие документы поставлены на личный контроль Главного управления внутренних дел. Многие распорядительные документы согласовываются с Правовым департаментом ОВД.

Каналы коммуникации в органах внутренних дел перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени сотрудников.

В ЛОВД строго регулируются все действия по передвижению документов. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя ЛОВД и его заместителя по запросу. О передаче документа делаются отметки в учетных формах и в подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача.

Дела формируются в соответствии с номенклатурами дел, составленными отдельно на несекретные и секретные документы. С момента заведения и до передачи начальником группы делопроизводства и режима линейного отдела города Тамбова в подразделения специальных фондов Главного управления или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Но многие дела, подготовленные к архивному хранению, на самом деле в архив Главного управления не передаются, а остаются на хранение в ЛОВД. В архив Главного управления передаются только личные дела сотрудников и законченные в судебном производстве дела.

Такая ситуация приводит к перегруженности рабочего времени сотрудников группы делопроизводства, к частичной утере некоторых документов.

В ОВД установлен особый порядок уничтожения документальных материалов. Они уничтожаются на основании утвержденного начальником органа решения экспертной комиссии. На документальные материа-

лы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты.

Улучшить документационное обеспечение управления ЛОВД можно, в первую очередь, за счет подготовки альбома форм отдельных видов документов, пересмотра движения документальных потоков с целью исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов и

обеспечения ритмичности движения документов, которая будет способствовать их равномерному поступлению и пропорциональной загрузке специалистов, а также своевременной передаче дел на архивное хранение.

Поступила в редакцию 24.04.2011 г.

UDC 651.4/.7

DOCUMENT SUPPLY OF MANAGEMENT OF INTERNAL AFFAIRS BODIES

Marina Yuryevna TULUPOVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Student of Document Science and Document Supply Management Specialty, e-mail: [email protected]

Olga Vladimirovna MEDVEDEVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Associate Professor of Librarianship and Document Science Department, e-mail: [email protected]

The law and normative methodic base of document supply of management in internal affairs bodies is characterized, the structure of service of records management, main groups documents in use is described. The measures of perfection of document supply are offered.

Key words: records management; document flow, document supply of management; internal affairs bodies.

Источник: https://cyberleninka.ru/article/n/dokumentatsionnoe-obespechenie-upravleniya-organov-vnutrennih-del

Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности

Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414. — URL https://moluch.ru/archive/138/38707/ (дата обращения: 23.01.2018).



Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления.

Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям.

В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]

Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]

Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

В рациональной организации управленческой деятельности работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня вместо привычных понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» все чаще употребляют понятие «управление документацией организации».

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).

Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:

1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;

2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;

3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)

В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.

), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов.

Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем.

В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:

− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

− ведение информационно-справочной работы по документам организации;

− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

− разработка и проектирование бланков документов;

− подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

− подготовка к докладу руководству поступающих документов;

− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

− организация хранения документов в структурных подразделениях;

− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

− организация делопроизводства по обращениям граждан;

− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

− контроль за сроками исполнения документов;

− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]

Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:

− высокое качество документов;

− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);

− оперативность в составлении и прохождении документов.

Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:

− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;

− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;

− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.

Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]

Литература:

  1. Глухова О. В. Документационное обеспечение управления: курс лекций / О. В. Глухова — Волгоград: НОУ ВПО ВИБ, 2013. — Саратов: Издательство «Вузовское образование», 2014–72 с. — (Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 260807 Технология продукции общественного питания, 030912 Право и организация социального обеспечения, 120714 Земельно-имущественные отношения)
  2. Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления. Курс лекций, 2-е изд., перераб. и доп — Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012; Электронно-библиотечная система IPRbooks, 2012. — (Высшее образование). — 175 с.
  3. Парова Л. М. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — Калининград: Изд-во РГУ им. И. Канта, 2008. — 110 с.
  4. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / [А. С. Гринберг и др.]. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с.
  5. Шевченко, М. В. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие / М. В. Шевченко. — Белгород: Изд-во БГТУ, 2013. — 186 с.
  6. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431–434.

Основные термины (генерируются автоматически): документационного обеспечения управления, Документационное обеспечение управления, Основы документационного обеспечения, управленческой деятельности, организации работы, документационного обеспечения управленческой, Молодой ученый, систему документационного обеспечения, проработке документационного обеспечения, работы предприятия, основными принципами ДОУ, повышении эффективности ДОУ, концепций ДОУ важно, обеспечение управления», функций службы ДОУ, рациональной организации, темпы развития, оптимальность ДОУ, Документационное обеспечение управленческой, рациональной организации управленческой.

Источник: https://moluch.ru/archive/138/38707/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть